「生成AIで業務効率化する方法は？」
「生成AIを導入する際の注意点はある？」
生成AIで業務効率化したいけど、どう活用したらよいかわからずに踏み出せない方も多いのではないでしょうか。
本記事では生成AIを活用して業務効率化する方法を詳しく解説します。
実際に業務効率化に成功した企業の事例や、生成AIを活用する前に知っておくべき注意点を解説しているので参考にしてください。
生成AIによる業務効率化が求められている背景
近年では労働人口の減少や働き方改革による労働時間の制限、コスト削減など、さまざまな要因から生成AIで業務効率化を進める企業が増えています。
生成AIは文章・画像のコンテンツ作成やデータ調査・分析、カスタマーサポートなど、幅広い業務で活用ができ、実際に生成AIの活用で業務効率化に成功した企業も多いです。
生成AIの技術は発展途上で、まだまだ進化すると予想されるので、早い段階から使っておくのをおすすめします。
生成AIの利用にはデメリットもありますが、知識をもったうえで活用すれば業務改善に大きく役立つので、生成AIを導入する企業は増えていくでしょう。
生成AIを導入した業務効率化のメリット
生成AIを導入して業務効率化するメリットは4つです。
- 人件費の削減
- 業務の質向上
- 企業イメージの向上
- 社員のストレス軽減
順番に解説していきます。
人件費の削減
生成AIを導入すれば一部の業務が効率化され、従業員の労働時間が削減できるので、人件費の削減につながります。
三菱UFJ銀行では社内に生成AIの独自システムを導入したことで、従業員の労働時間が年間100時間も削減しました。
従業員の残業時間が多い企業や人手不足で新しい人材雇用が必要な企業は生成AIで解決できないかを検討してみましょう。
業務の質向上
生成AIを使いこなせば、業務の効率化だけでなく業務の質向上にもつながります。
ただし生成AIは完璧ではないので、全てを生成AIに任せるのではなく、あくまでも最終確認は人が行ってください。
これまでゼロから完成までを人が行っていた業務の一部を生成AIに任せて、短縮できた時間で質を高めていきましょう。
企業イメージの向上
生成AIを活用すれば業務の効率化だけでなく、コスト削減や新しいアイデア商品の誕生など、結果的に企業イメージの向上につながる可能性があります。
文書や書類などの単純業務を生成AIに任せ、顧客対応の時間をしっかり確保できれば顧客満足度は高まり、企業のイメージは向上するでしょう。
企業のイメージ向上は利益にもつながるので、生成AIは積極的に取り入れるべきです。
社員のストレス軽減
生成AIを導入して労働時間が削減できれば社員のストレスも軽減します。
業務効率化を進めることは企業のコスト削減につながるだけでなく、働く従業員にとってもメリットがあるのです。
社員のストレスが軽減すれば社内の雰囲気もよくなり、結果的によい商品やサービスを生み出すことにもつながるでしょう。
社内での生成AI活用方法
社内で生成AIを活用する方法を4つ紹介します。
- 会議の議事録作成
- ブレインストーミング
- データによるマーケティング
- 人事評価
- 社員のタスク管理
すぐに活用できるものもあるので、ぜひ参考にしてください。
会議の議事録作成
生成AIを活用すれば会議中の音声を録音しておくだけで、自動で議事録を作成できます。
これまでは会議中に議事録係がいましたが、生成AIを利用すれば議事録係は不要です。
議事録作成用のAIツールは複数ありますが、まずは無料のツールで試しに使ってみましょう。
Googleドキュメントで音声入力し、音声入力した議事録をChatGPTに要約してもらうのがおすすめです。
ブレインストーミング
生成AIをブレインストーミングで活用すると、新しいアイデアや創造的な発想につながる可能性があるのでおすすめです。
無料で使える生成AIツールChatGPTなどを利用して、質問を投げかけていけば生成AIが素早く回答してくれます。
なるべく抽象的な質問から始めると自分自身では発想しない思考にたどりつけます。
アイデアを複数出したい場合や自分以外の考えを得たい時には生成AIでブレインストーミングをしてみましょう。
データによるマーケティング
生成AIは大量のデータを調査・分析するのが得意なので、データからマーケティング戦略を考える際に役立ちます。
既に多くの企業がマーケティング施策で生成AIを活用しており、実際に成果を上げている企業も多いです。
どんな商品が売れているのか、どんな広告のデザインやキャッチコピーが効果的か、などさまざまなデータ調査・分析の場面で使われています。
生成AIは大量のデータ調査・分析には優れているので、マーケティングに活用するのはおすすめです。
人事評価
生成AIには感情がなく公平な判断ができるので、人事評価への活用もおすすめです。
複数の評価項目があったとしても迅速に対応できるので、業務効率化にも役立ちます。
ただし生成AIは学習データの量や偏りによっては間違った判断をする可能性もあるので、最後は必ず人が確認してください。
生成AIに人事評価を全て任せるのではなく、あくまでも人事評価のサポートとして活用しましょう。
社員のタスク管理
生成AIは社員のタスク管理としても活用でき、うまく使えば大幅な業務効率化に役立ちます。
タスクの納期を提示すれば、優先順位をもとに最適なスケジュールをしてくれるので、自身でスケジュールを設定しなくてよいです。
またChatGPTのプラグインを活用すればGoogleカレンダーと連携でき、チャットで聞くだけでその日のスケジュールを教えてくれたり、リマインドもしてくれます。
毎日スケジュール表の確認する手間がなくなり、タスク忘れの防止にもつながるのでおすすめです。
生成AIによる業務効率化の具体例
生成AIで業務効率化に成功した事例を5つ紹介します。
- パナソニック コネクト
- 旭鉄工
- 江崎グリコ
- アサヒビール
- ベネッセコーポレーション
実際の成功事例を見ながら、自社で活用する際の参考にしてください。
パナソニック コネクト
パナソニック コネクトは生成AIの導入で、全社員の労働時間を年間18.6万時間削減するのに成功しました。
社員が使いやすいようにユーザーインターフェースをカスタマイズし、より生産性が向上する工夫もしています。
社員一人ひとりが使いやすい環境を整え、全社員が活用すればより大きな業務改善につながります。
旭鉄工
旭鉄工は製造業の中でも生成AIを積極的に取り入れている企業で、実際に業務効率化にも成功しています。
生成AIに社内の改善ノウハウを学習させた「カイゼンGAI」を導入し、現場での問題解決を効率的に進めて業務改善をしました。
他にも「AI製造部長」を導入し、現場状況をリアルタイムで分析して迅速な意思決定ができる環境を整えたそうです。
江崎グリコ
江崎グリコは生成AIを導入し、商品開発の期間短縮、カスタマーサポートの業務改善に成功しました。
商品開発では大量のデータ処理を得意とする生成AIを活用し、市場調査の時間を大幅に短縮しています。
またカスタマーサポートではAIチャットボットを導入したことで問い合わせ対応を約30％削減し、業務改善ができたそうです。
アサヒビール
アサヒビールでは社内の情報検索システムに生成AIを活用し、社内で情報検索をする際の環境を整備しています。
技術文書などは100字程度の要約文を読めば、内容が把握できるように工夫しています。
社内情報を検索する際にかかる時間を削減すれば、業務効率化にもつながるという意図です。
ベネッセコーポレーション
ベネッセコーポレーションはWeb制作に生成AIを活用し、作成期間の短縮やコスト・人員削減をしました。
これまではWeb制作納期が8週間だったのが3週間に短縮でき、運用体制を7割削減できたという、大幅な業務効率化に成功しています。
生成AIは文章や画像、プログラミングコードの生成が得意なので、うまく活用すればベネッセコーポレーションのように大幅な改善ができるでしょう。
業務効率化に向けた生成AIの注意点
生成AIを活用して業務効率化する際の注意点は4つです。
- 導入の目的を明確化する
- ビジョンに沿ったツールを選定する
- フィードバックを丁寧に行う
- ツールを数年おきに見直す
生成AIはうまく活用できないと、逆に効率が悪くなる可能性もあるので注意しましょう。
導入の目的を明確化する
生成AIを活用して業務効率化に成功したいなら、導入の目的を明確にしましょう。
導入目的があいまいだと中途半端に利用してしまい、導入効果が薄まります。
さらに生成AIは便利で幅広い業務に活用できてしまいますが、慣れるまでは逆に業務効率が下がる可能性があります。
まずは使用する用途を特定業務に絞って利用しましょう。
ビジョンに沿ったツールを選定する
生成AIのツールはたくさんあり、使用する業務によっておすすめのツールが異なります。
業務に最適な生成AIツールを選ばないと意味がないので、導入目的を達成できるツール選びを意識しましょう。
自社独自の生成AIツールの開発もできますが、費用が時間がかかるので、まずは既にある生成AIツールを利用するのがおすすめです。
フィードバックを丁寧に行う
生成AIは入力したデータを学習していくので、何度も丁寧にフィードバックするのが大切です。
フィードバックをするたびに使いやすくなり、業務効率が上がっていきます。
また使い手によって出力結果が異なるので、社内に展開するなら自社の運用マニュアルを作成しましょう。
ツールを数年おきに見直す
生成AIツールは日々進化しており、アップデートサイクルが早いので数年おきに見直すのがおすすめです。
現在は最新ツールなのでハイテクノロジーかもしれませんが、数年後には劣っている可能性もあります。
生成AIの進化はとにかく早いので、常に最新情報に触れながら都度更新していく必要があると理解して使いましょう。
まとめ
人手不足や労働時間の制限、コスト削減などさまざまな要因で業務効率化を目指す企業が増え、生成AIの活用方法が注目されています。
既に大企業では生成AIを導入しており、議事録の作成やデータ調査・分析、人事評価など、幅広い業務で生成AIが活躍しています。
生成AIには注意点もあり、活用すれば必ず業務効率が高まるわけでもないけれど、今後は活用する企業がどんどん増えていくでしょう。
まずは自社で生成AIの導入目的を決め、実際に生成AIツールを使ってみることから始めるのをおすすめします。
